“Een sterke kracht inschakelen, met alle voordelen en zonder de lasten, daarover gaat het”

Als een stevige bries, zo komen Emilie en Leen de ruimte binnen. Met vertrouwen, een beetje bravoure en vooral voldoende flamboyant. Net genoeg om indruk te maken, nooit te veel om die enige kans op een eerste indruk te verknoeien. Als een nieuwe wind, en dat is geen toeval.

 

Met ADMISHIFT richtte het duo recent een nieuwe onderneming op. Samen. Ze weten nochtans zo ook voldoende wat gedaan, zou je denken. Emilie en Leen hebben met Admily Office Support en Taskshift elk een succesvolle eigen onderneming waarmee ze administratieve ondersteuning bieden aan een select aantal klanten. ADMISHIFT is van hen beiden en ontstond vanuit een logische noodzaak.

Emilie: “Als freelancer heb je één uitdaging: als de agenda vol zit, stopt het. Er zijn slechts zoveel uren in een dag en er is maar één plaats waar je kan zijn.”

Leen:
“We moesten steeds vaker nieuwe aanvragen weigeren. Vanuit de vraag ‘hoe kunnen we toch een oplossing bieden?’ is ADMISHIFT ontstaan. Wat is er nodig om kleine en middelgrote ondernemers aan uitstekende administratieve krachten te helpen en welke rol kunnen wij daarin spelen?”

Emilie:
“En dan is het zaak van uit je zetel te komen en te doen! Geen twintigduizend theorieën leren maar in actie schieten.“

“Eerste vaststelling: heel wat kleine en middelgrote ondernemers beseffen eigenlijk niet dat onze diensten bestaan. Men lijkt eerst een orderboek te willen realiseren dat groot genoeg is om een halftimer in loondienst te verantwoorden.”

Dit zijn dames met pit, sterke ideeën en de wil om die ook allemaal te realiseren, dat mag duidelijk zijn. Rechtdoor is de kortste weg, al hebben ze geduld en hoeft het niet morgen allemaal groot groter grootst te zijn. Ze vullen elkaar aan, Leen en Emilie. Als persoonlijkheden en doorheen het gesprek.

Leen: “Met ADMISHIFT matchen we de kleine of middelgrote ondernemer die daar nood aan heeft aan de juiste freelancer. Op een structurele manier.”

Emilie:
“Eerste vaststelling: heel wat kleine en middelgrote ondernemers beseffen eigenlijk niet dat onze diensten bestaan. Men lijkt eerst een orderboek te willen realiseren dat groot genoeg is om een halftimer in loondienst te verantwoorden, maar zo maak je het jezelf wel lastig natuurlijk.”

Leen:
“Wij kunnen veel sneller, veel flexibeler en veel goedkoper administratieve ondersteuning bieden.”

Emilie:
“Ondertussen bepalen we mee de regels en de voorwaarden van onze job én kunnen we waken over de kwaliteit. Ook die elementen speelden mee bij de beslissing om ADMISHIFT op te richten.”


“Als je een aapje zoekt om na te apen, dan ben je bij ons niet aan het juiste adres”


Voor alle duidelijkheid: ADMISHIFT rekruteert freelancers …

Emilie (onderbreekt): “Nee, wij koppelen een concrete vraag van een ondernemer aan de juiste freelancer. De ondernemer is onze klant, waarvoor we uit een zeer goede groep uitstekende freelancers de aangewezen persoon selecteren. Het is een belangrijke nuance: we linken – vanuit een netwerk dat in elke richting steeds groter wordt – de juiste mensen aan elkaar.”


Leen:
“En terwijl we dat doen, garanderen we dat de ADMISHIFT-klant een topper in huis haalt. Iemand met wie het klikt en voor wie ‘de job’ meer is dan enkel dat. Capaciteiten én persoonlijkheid, die twee zijn de sleutel tot een langdurige samenwerking.”


Emilie:
“Tijdelijke vervangingen, ziekte opvangen, even orde op zaken stellen, het is allemaal nodig maar daar bestaan andere oplossingen voor. Wij mikken echt op een langetermijnrelatie, waarbij we meedenken, meewerken, meegroeien. Zo werken wij zelf ook in ons eigen bedrijf en als administratieve dienstverleners. Aan een onderneming werken of in een onderneming werken, het zijn twee zeer verschillende dingen.”


Leen:
“En net dat onderscheidt ons van de traditionele outsourcing of interimkantoren. Ondernemers contacteren ons voor iets wat de ‘gewone’ werkgevers-werknemersrelatie overstijgt. Wat wij doen in een onderneming, kan je dat personal assistent noemen?”


Emilie:
What’s in a name? Ingespeeld zijn op elkaar, werken aan dat bedrijf, een duurzame relatie met de zaakvoerder, discreet, zakelijk, met zeer veel wederzijds vertrouwen … Er zit zoveel in. We maken deel uit van die onderneming, hé. Ik spreek zelf ook vaker van ‘we’ dan van ‘de klant’. Strikt genomen is het zo wel, maar hoewel ik geen aandelen heb, is het een stukje ook ‘mijn’ bedrijf en ik werk er met die ingesteldheid. We worden door onze opdrachtgevers vaak als ‘collega’ of zelfs ‘medezaakvoerder’ gepresenteerd, afhankelijk van welke rol op dat moment en in dat gesprek zinvol

is. Wij zijn geen papegaaien. Als je een aapje zoekt om na te apen, dan ben je bij ons niet aan het juiste adres. We denken mee en dat wil zeggen dat de ondernemer in kwestie soms dingen moet durven loslaten.”


Leen:
“Wij gaan een samenwerking aan, vaak op gelijk niveau. Omdat die job dat vereist maar ook omdat iedereen daar het best bij gebaat is. Vandaar dat we altijd starten met een goed gesprek, met een diepere analyse ook … We droppen geen freelancers hé. We luisteren naar wat iemand specifiek zoekt en we proberen daar de juiste persoon aan te koppelen, zodat er op langere termijn een samenwerking ontstaat.”

“De persoon die via ADMISHIFT in je onderneming komt werken, die zou je eigenlijk liefst in dienst nemen. Dat laat de situatie op dat moment evenwel niet toe, dus bieden wij een andere, meer flexibele oplossing.”


Zijn de eisen die jullie stellen aan freelance administratieve krachten hoog?

Emilie: “Wij zijn behoorlijk streng, denk ik.”


Leen:
“We kiezen bewust voor een hoog niveau. Omdat we kiezen voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. Anderzijds vragen we geen onmogelijke dingen want op dit moment zijn er al meer dan tien freelancers die we kunnen contacteren.”


Emilie:
“We streven echt naar een structurele samenwerking. De persoon die via ADMISHIFT in je onderneming komt werken, die zou je eigenlijk liefst in dienst nemen. Dat laat de situatie op dat moment evenwel niet toe, dus bieden wij een andere, meer flexibele oplossing.”


“Er lopen genoeg wieties rond die moeite hebben met zelfstandige, jonge, ondernemende vrouwen”


En het is een bewuste keuze om dat met freelance-krachten te doen? Niet in loondienst?

Emilie: “We werken met ondernemers, voor ondernemers. Freelancers kunnen zich perfect inleven in de ondernemers die beroep op hen doen: ze weten wat het is om te ondernemen, waar de accenten liggen en ze kennen de prioriteiten. Ze spreken dezelfde taal, zou je kunnen zeggen.”


Leen:
“Freelancers werken bovendien voor eigen boterham. Die mensen hebben op een bepaald moment allemaal de stap naar een eigen onderneming gezet. Iemand die vast in dienst is, heeft vaak een andere kijk op een werkrelatie.”


Emilie:
“Wat dan weer niet wil zeggen dat elke freelancer vlot zichzelf kan verkopen. Er is een verschil tussen ondernemers die freelancen en freelancers. Je kan groei nastreven, een pitch hebben, een plan en een visie op lange termijn of je mikt op uurtje-factuurtje en speelt winkeltje. Er is voor beiden iets te zeggen maar wij passen, denk ik, in de eerste categorie: de ondernemers. Nee? Leen?”


Leen:
“ADMISHIFT is in elk geval een antwoord op vragen die ondernemers zich stellen. En de freelancers waar we mee werken, krijgen er een extra structuur bij, een klankbord … We engageren ons ook voor hen: de gemiddelde freelancer leidt een eenzaam bestaan en dan is een gezond netwerk met een aantal collega’s een waardevolle aanvulling.”

Leen: “Blijkt dat we elkaar perfect aanvullen. We zitten op dezelfde lijn maar er zijn individuele accenten (kijkt naar Emilie).”

Emilie: “Ik ben de slechte (lacht).”

Even iets anders: jullie zijn zeer goed op elkaar ingespeeld. Hoe lang kennen jullie elkaar?

Emilie: “We ontmoetten elkaar nog niet zo heel lang geleden, hoor. Na een netwerkevenement, waar een gemeenschappelijke kennis vermoedde dat we elkaar zouden liggen. Allez, de zoveelste die eens gaat bellen, dacht ik maar toen we elkaar effectief voor het eerst aan de lijn hadden, babbelden we meteen een half uur over zeer uiteenlopende dingen.”


Leen:
“Blijkt dat we elkaar perfect aanvullen. We zitten op dezelfde lijn maar er zijn individuele accenten (kijkt naar Emilie).”


Emilie:
“Ik ben de slechte (lacht).”


Leen:
“We kunnen elk onze rol spelen, dat klopt.”


Emilie:
“Zolang je beleefd blijft, mag je de dingen zeggen zoals ze zijn. We staan wel op ons strepen en het helpt natuurlijk dat we wat ervaring hebben.”

“Heb ik al verteld dat ‘plan A’ erin bestond met een mobiele soepbar het Kennedypark rond te rijden?
Het heeft het niet gehaald. Nipt, hoor.”


Emilie startte in 2017 met Admily, na een carrière van 12 jaar op – onder andere – de hoofdzetel van Barco, in Kortrijk. Leen werkte lange tijd in kwaliteitsmanagement en begeleidde administratief het bedrijf van haar echtgenoot van eenmanszaak naar werkgever van acht mensen, voor ze twee jaar terug Taskshift op poten zette.

Emilie: “Heb ik al verteld dat ‘plan A’ erin bestond met een mobiele soepbar het Kennedypark rond te rijden? Het heeft het niet gehaald. Nipt, hoor. Al zat daar toen ook een pak frustratie in. Om maar te zeggen: we kunnen tegen een stootje. Gelukkig, want er lopen ook wieties rond die moeite hebben met zelfstandige, jonge, ondernemende vrouwen. Kennen ze dat in West-Vlaanderen, wieties?


Leen:
Muttens hé.


Emilie:
“Juist. En we nemen daar met ADMISHIFT ook verantwoordelijkheid op. We willen meer zijn dan ‘zomaar’ de link, zonder toegevoegde waarde. Als het slechts dat is, dan hoeft het niet. Het is onze plicht een rol te spelen die voor iedereen een extra laagje betekent. We geloven in de meerwaarde die we kunnen geven in beide richtingen.”


Leen:
“Er zit een belangrijk luik overtuiging in. Binnen ADMISHIFT zoeken we de match die we zelf hebben met de klanten van Admily Office Support en Taskshift nu ook voor anderen. Het plezante is het element dat erbij komt: mensenkennis en inschatten hoe persoonlijkheden bij elkaar passen. Je moet een extrovert, dominant karakter niet aan een introvert linken. Dan heb je na een halve dag ruzie. Vaardigheden, persoonlijkheid, het speelt dus allemaal mee. Het complete pakket. Dat maakt het boeiend.”


Emilie:
“En dan doen we het goed, of we doen het niet. Dat is de keuze die we gemaakt hebben: om het in orde te doen. Het is dus evenveel ‘goesting’ als ‘interesse’. Bovendien is het niet ‘van moeten’. We hebben elk een volle agenda. Dat raakpunt waarop we ons nu bevinden, is fantastisch. En een verrijking. Ondertussen leggen we superveel contacten en worden we steeds meer de motor tussen mensen die elkaar nodig hebben. Die persoonlijke relaties moeten blijven. De dag dat ik op een intercomknop duw om aan een anonieme stem een tas thee te vragen, die zal niet komen. In dat persoonlijke zit net de meerwaarde.”


We streven naar de wekelijkse maaibeurt, niet elk half jaar de bosmaaier bovenhalen”

Dames, waaraan denken jullie als we zeggen …

… de kleine en middelgrote ondernemer

Leen: “Te vaak zitten kleine ondernemers vast in een vicieuze cirkel: het kwartaal loopt ten einde, de chaos is stilaan onoverzichtelijk en dan moet dat opgelost worden. Om drie maanden later hetzelfde voor te hebben. Dat is niet de bedoeling. Wij zijn geen ‘opruimers’. We willen een meerwaarde bieden, een constant onderhoud voorzien zodat die chaos nooit komt.” 

Emilie: “Ik vergelijk het graag met een gazon: als je dat elke week maait, is het nooit een grote opdracht. En je hebt er dagelijks genot van. Laat je het gras natuurlijk telkens een half jaar schieten, dan zit je met een mega-taak waar niemand zin in heeft en tussendoor ook nog eens met een gazon zonder nut. Het is niet zo heel absurd om naar die wekelijkse maaibeurt te streven, toch?”

“Ondernemingen die beroep doen op ADMISHIFT krijgen, met dank aan de extra tijd en vrijgekomen creativiteit, vaak de wind in de zeilen.”

… de perfecte ADMISHIFT-klant

Emilie: “Oei. ‘Klant’ hoor ik al niet graag. We overstijgen die leverancier-klantrelatie toch wel. Het zijn wel allemaal mensen die een mindset hebben voor ‘groei’. Ze willen meer business genereren maar het takenpakket dat ze niet kunnen factureren, is een rem. Wanneer wij dat administratieve pakket overnemen, komt er tijd vrij voor dingen die wél groei mogelijk maken. Plus, door hen te ontzorgen van een aantal praktische dingen, volgt extra creativiteit. Dan merk je dat die onderneming vaak de wind in de zeilen krijgt.”

Leen: “De mensen met wie we werken, durven investeren in die groei. Iemand die – ook al is het een uur per week – in je onderneming komt werken, kost geld. Maar eigenlijk is dat een investering die zichzelf snel terugverdient. De slogan van ADMISHIFT is niet voor niks ‘create more time’: uit die extra tijd en ruimte die gecreëerd wordt, vloeit groei.”

“Het gaat niet om perfecte mensen, wel om de perfecte match”

… groei als mindset

Emilie: “Groei zal voor ons, binnen ADMISHIFT, altijd het middel zijn en niet het doel. We willen geen interimkantoorketen worden, integendeel. We hebben wel ambitie, ja. We willen vooruit. Verder. Als je dat niet wilt, blijf je best in de zetel zitten.”

Leen: “En ondertussen zijn we zowel recruiter, raadgever, assistent, freelancer als ondernemer. En nog wel een paar dingen. Met de persoonlijke relatie als grote rode draad doorheen al die functies en rollen.”


… de perfecte ADMISHIFT-freelancer

Leen: “Dat is een moeilijke. Wat voor de één perfect is, werkt voor de ander niet. Dat is het ‘em juist: het is de connectie zoeken en vinden. Het is niet de freelancer die perfect moet zijn, en ook niet de ondernemer, wel de link tussen die twee.”

Emilie: “Zo is het. We zoeken geen perfecte mens, wel een perfecte match. En natuurlijk: hoe meer opties, hoe groter de kans dat die komt. Maar het is altijd een combinatie van persoonlijkheid, van capaciteiten, van kennis, van elkaar liggen … Mocht het echt zo simpel zijn, dan hoefden we ADMISHIFT niet te creëren.”

Lees je graag alles nog eens na? Je vindt alles hier terug. We kunnen het ten zeerste aanbevelen!